Executive Assistant (m/w/d)

Berlin
04-10-2024
Job Type
Permanent
Emp Type
Full Time
Industry
Medien
Skills
Any
Functional Expertise
Projektmanagement/Führungskräfte
Salary Type
Annual
Salary
Negotiable
Job ID
35061

Job Description

 

Executive Assistant (m/w/d)

Unser Kunde, eine führende Agentur im internationalen Musik- und Eventbereich, die weltweit Großevents und kreative Projekte realisiert, bietet einem breiten Publikum einzigartige, innovative Erlebnisse. Das Unternehmen ist global aktiv und wächst weiterhin erfolgreich. Um die Geschäftsführung bestmöglich zu unterstützen und die zahlreichen Projekte effizient voranzubringen, sucht unser Kunde einen engagierten

 

Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit

 

am Standort Berlin-Friedrichshain.

 

Aufgaben:

  • Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen sowie enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführerin
  • Eigenverantwortliche Planung und Koordination der Agenda der Geschäftsführung, inklusive Termin- und Reisemanagement sowie Abstimmung von Meetings
  • Unterstützung im Zeitmanagement der Geschäftsführung, u.a. durch das Setzen von Prioritäten und das Einhalten von Fristen
  • Entwurf und Bearbeitung von interner und externer Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung sowie Verwaltung wichtiger Dokumente
  • Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und anderen Entscheidungsgrundlagen
  • Aktive Unterstützung beider Organisation und Verwaltung von Projekten, inklusive Überwachung des Fortschritts und Nachverfolgung ausstehender Aufgaben
  • Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, inklusive der Koordination und Weiterleitung von Anfragen an relevante Teams
  • Unterstützung der Geschäftsführung als erster Ansprechpartner bei der Lösung operativer Probleme und eigenständige Bearbeitung kleinerer Projekte
  • Reiseplanung und Koordination von Spesenabrechnungen sowie Verwaltung von administrativen Aufgaben, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten

 

Profil:

  • Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung
  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer ähnlichen Position, idealerweise in einem dynamischenUmfeld
  • Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, auch in stressigenSituationen den Überblickzubehalten
  • Starke kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Fremdsprachen von Vorteil
  • Hohes Maß an Professionalität, Integrität, Diskretion und Eigenverantwortung
  • Versiert im Umgang mit gängigen digitalen Tools und Office-Anwendungen
  • Proaktive, strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Aufgaben eigenständig zu managen
  • Teamorientierte und unterstützende Persönlichkeit mit einem Auge fürs Detail und der Fähigkeit, sich schnell in neue Prozesse einzuarbeiten
  • Reisebereitschaft und die Bereitschaft, flexibel auch außerhalb regulärer Arbeitszeiten tätig zu sein

 

Benefits:

  • Sie werden Teil eines dynamischen und innovativen Teams in der Kreativwirtschaft im Herzen von Berlin und bekommen Zugang zu exklusiven Events
  • Sie haben die Möglichkeit, hybrid, also teilweise im Office und teilweise remote, zu arbeiten
  • Sie arbeiten im internationalen Umfeld und bekommen die Möglichkeit, spannende Menschen und Ort kennenzulernen.
  • Es erwartet Sie ein attraktives Vergütungspaket entsprechend Ihrer Qualifikation
  • Unterstützung Ihrer Mobilität im öffentlichen Nahverkehr oder mit dem Rad
  • Spannende Perspektiven für Ihre berufliche Weiterentwicklung

 

Wenn Sie Lust haben auf Team-Spirit in einem internationalen und diversen Umfeld und Ihre Fähigkeiten im spannenden Kontext eines kreativen Unternehmens einbringen wollen, dann ist das die passende Gelegenheit für Sie!

Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil eines einzigartigen Projekts, das den Zeitgeist der Musikbranche widerspiegelt:

 

Ihre Ansprechpartnerin:

Sarah Mond Associate Partner | Finance

sarah.mond@clearstone-recruiting.de

 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

 

 

ENGLISH VERSION

 

Executive Assistant (m/f/d)

Our client, a leading agency in the international music and event sector, which realizes major events and creative projects worldwide, offers unique, innovative experiences to a wide audience. The company operates globally and continues to grow successfully. In order to support the management in the best possible way and to efficiently advance the numerous projects, our client is looking for a dedicated

Executive Assistant (m/f/d) full-time

at the Berlin-Friedrichshain location.

 

Tasks:

  • Proactive support of the MD in all administrative and organizational matters as well as close cooperation with the managing director
  • Independent planning and coordination of the MD's agenda, including appointment and travel management as well as coordination of meetings
  • Supporting the MD's time management, e.g. by setting priorities and meeting deadlines
  • Drafting and processing internal and external correspondence on behalf of the MD and managing important documents
  • Preparing presentations, reports and other decision-making documents
  • Actively assist in the organization and management of projects, including monitoring progress and following up on outstanding tasks
  • Communication interface to internal and external contacts, including coordination and forwarding of requests to relevant teams
  • Supporting the management as the first point of contact for solving operational problems and handling smaller projects independently
  • Travel planning and coordination of expense reports as well as management of administrative tasks to ensure a smooth workflow

 

Profile:

  • Graduate degree or comparable training
  • At least 3 years of professional experience as an Executive Assistant, Personal Assistant or in a similar position, ideally in a dynamic environment
  • Excellent organizational skills and the ability to stay on top of things even in stressful situations
  • Strong communication skills in German and English, other foreign languages an advantage
  • High level of professionalism, integrity, discretion and personal responsibility
  • Proficient in the use of common digital tools and Office applications
  • Proactive, structured way of working with the ability to prioritize and manage tasks independently
  • Team-oriented and supportive personality with an eye for detail and the ability to quickly familiarize yourself with new processes
  • Willingness to travel and to work flexibly outside regular working hours

 

Benefits:

  • You will be part of a dynamic and innovative team in the creative industry in the heart of Berlin and get access to exclusive events
  • You have the opportunity to work hybrid, i.e. partly in the office and partly remotely
  • You will work in an international environment and have the opportunity to get to know exciting people and places.
  • You can expect an attractive remuneration package in line with your qualifications
  • Support for your mobility on public transport or by bike
  • Exciting prospects for your professional development

 

If you are looking for team spirit in an international and diverse environment and want to contribute your skills in the exciting environment of a creative company, then this is the right opportunity for you!

Apply now and become part of a unique project that reflects the zeitgeist of the music industry:

 

Your contact person:

Sarah Mond Associate Partner | Finance

sarah.mond@clearstone-recruiting.de

 

We look forward to receiving your application!

 

Consultant